Créer une documentation d'entreprise pour passer du temps sur les tâches qui comptent !
Tout connaître sur le bout des doigts et être en mesure de répondre à n’importe quelle question concernant son entreprise n’est pas un but auquel beaucoup de collaborateurs aspirent. Et nous les comprenons ! Dans beaucoup d’entreprises le savoir se diffuse de manière quelque peu ancestrale : de bouche à oreille. Et plus le collaborateur a d’ancienneté plus il est sollicité pour faire ce travail. Peu à peu, il devient la mémoire de l’entreprise. Mais que se passe-t-il lorsque cette mémoire est absente pour congés annuels, arrêt maladie ou départ à la retraite ?
On s’arrache les cheveux, on tâtonne et on perd du temps, au risque parfois même de faire des erreurs qui coûtent à l’entreprise.
La mise en place d’une documentation d’entreprise permet de co-créer une mémoire d’entreprise accessible partout, tout le temps, par tout le monde.
Elle peut comprendre les savoirs simples et utiles au quotidien de l’entreprise (effectuer une note de frais, faire une demande de congés…) ou détailler des process plus opérationnels (liste des prestataires par thématiques d’intervention, gestion du parc informatique, présentation du produit X,…. etc). Même si… pour ces derniers points nous vous engagerions plutôt à mettre en place une solution de digital learning 🙂
Rendre accessible l'information à tous, partout et tout le temps !
Tout comme pour la mise en place d’un projet de transformation digital ou d’une stratégie Inbound marketing, la mise en place d’une documentation d’entreprise demande une phase de rencontre et d’entretien avec les collaborateurs.
Libre à vous ensuite de définir le périmètre de votre documentation d’entreprise et de choisir la solution technique la plus adaptée pour la diffuser à vos équipes (solution propre, mini site…). Le tout sera de faire en sorte que cette documentation d’entreprise soit collaborative et maintenue dans le temps pour toujours être à jour.
Comment savoir si la mission est remplie ? Très simple. Lorsque un collaborateur entrera dans votre bureau pour vous poser une question que vous aurez déjà entendu 1000 fois et pour laquelle la réponse est toujours la même, vous pourrez tout simplement lui répondre « Tu as regardé dans la documentation d’entreprise ?!« .
