Ces dernières années, la transformation digitale est annoncée comme l’enjeu majeur des entreprises françaises. Mais comment aborder ces nouvelles pratiques ? Dans cet article nous vous donnons les premières clés pour digitaliser votre entreprise et atteindre le Graal : votre maturité digitale.
Vous hésitez encore à lancer un projet de transformation digitale dans votre entreprise ?!! Arrêtez de réfléchir.
Digitaliser son entreprise est un excellent moyen de :
- réduire ses coûts opérationnels,
- gagner en productivité et confort de travail,
- améliorer son efficacité commerciale,
- éviter les erreurs ou double saisies,
- laisser place à l’innovation,
- faciliter la communication entre les collaborateurs.
Pourquoi s’en priver ?
Maintenant que vous êtes convaincus, abordons ensemble les fondamentaux de la transformation digitale.
Auditez votre entreprise pour mesurer sa maturité digitale. En d’autres termes, regardez où vous mettez les pieds !
Faire évoluer son entreprise vers une organisation digitalisée ne se limite pas à la réalisation d’un site internet, la mise en place d’un CRM ou la refonte d’un ERP.
Qui dit transformation, dit vision d’ensemble. L’idée n’étant pas d’additionner des moyens digitaux mais plutôt de refondre l’organisation du travail pour y intégrer des outils digitaux utiles. Et utiles, ils le seront s’ils aident les collaborateurs de l’entreprise à :
- gagner en confort de travail,
- éviter les erreurs,
- faciliter la collaboration,
- gagner en productivité.
La première étape d’une transformation digitale réussie est donc la réalisation d’un audit. Cet audit devra intégrer les collaborateurs de l’entreprise à tous les niveaux. Cela ne veut pas dire interroger tous les collaborateurs. Cela veut surtout dire que les besoins et attentes émanant du terrain sont une source inouïe d’innovation incrémentale. Passer à côté serait une perte.
Il faut donc mettre en place une méthode structurée pour cadrer l’expression des besoins de l’entreprise pour :
- impliquer tous les services à la réflexion,
- favoriser l’intelligence collective,
- amorcer une logique de changement au sein des équipes.
Enfin, n’oublions pas que votre projet de transformation digitale doit être à l’image des besoins de votre entreprise. Il va sans dire que le plan d’actions d’une multinationale au rayonnement international ne sera pas le même que celui d’une PME au rayonnement régional.
Transformez l’organisation du travail en vous appuyant sur le cloud
Vous vous souvenez ? Ce jour où le collègue est tombé malade. Que vous avez dû l’appeler, lui demander son mot de passe d’ordi, le rappeler pour le double contrôle reçu sur son téléphone perso pour accéder à sa boîte mail, puis fouiller, fouiller et encore fouiller entre dossiers de bureau, documents et boîte mail pour retrouver la dernière version de cette fichue base de données Excel.
Si vous êtes familier avec cette situation. Indice. Votre entreprise n’a absolument pas amorcé sa transformation digitale et tout reste à faire.
Deuxième clé pour gagner en maturité digitale : utilisez le cloud.
Dans la situation décrite ci-dessus, de nombreuses choses sont problématiques :
- perte de temps et donc de productivité
- risque d’erreur si la version du fichier récupérée n’est pas la bonne
- risque majeur de sécurité puisque enregistrement sur un PC qui peut être brûlé ou tout simplement tomber en rade
- risque majeur de sécurité parce que le collaborateur pourrait partir avec toutes les données sans problème
- risque de sécurité (et de prise de becs) parce que rien n’empêche collaborateur n°2 d’aller fouiller dans les données de collaborateur n°1 qui est malade
- etc etc
L’usage du cloud computing permet de gagner en flexibilité et en efficacité. Comment ? Avec le cloud vous pouvez mettre en place :
- un espace de stockage collaboratif
- des fichiers de travail collaboratif
Qu’entend t-on par collaboratif ? Plusieurs personnes accèdent au même moment au même espace de stockage et aux mêmes fichiers. Ils peuvent les ouvrir et les modifier en simultané. Les enregistrements se font automatiquement. Il n’y a plus jamais de problématiques de version d’un document.
Plusieurs marques proposent à la fois le stockage collaboratifs et la production collaborative, vous avez sûrement déjà entendu parler de :
Ces 3 là permettent de récupérer, partager ou modifier un document n’importe où et à n’importe quel moment. Même depuis votre téléphone ! Certains offrent même la possibilité de travailler en mode Hors Connexion. Exemple, je suis sur un chantier, je prends des photos, je les mets dans un dossier sur le cloud, elles finissent de se charger au moment où vous retrouvez de la 4G ou du wifi.
Transformez l’organisation du travail en vous appuyant sur des solutions Saas
Les solutions SaaS sont des logiciels prêts à l’emploi sur internet. Le SaaS donne accès, via un abonnement mensuel ou annuel, à un logiciel déjà fini dont la maintenance n’est pas à votre charge. Bonus, vous n’avez rien à installer sur votre ordinateur, c’est accessible en ligne.
Il existe de nombreux outils aidant à la digitalisation de votre entreprise qui sont disponibles en SaaS. On pensera notamment aux CRM (Customer Relationship Management) tels que SalesForces, HubSpot, Axonaut, Odoo, Youday…etc mais aussi aux outils de gestion de projet tels que Asana, Monday, Jira et bien d’autres.
À ce stade là, nous n’entrerons pas dans le détail des ERP (Enterprise Ressource Planning( tels que SAP, ORACLE, SAGE, CEGID… car bien souvent, les entreprises de type PME ont tendance à utiliser celui de leur expert comptable (on peut aisément comprendre pourquoi) et les plus grosses entreprises à développer le leur. Nous consacrerons un article à ce sujet.
Choisir des solutions digitales en fonction de ses besoins et non en fonction de la tendance
Les solutions de cloud computing, les logiciels Saas, les ERP … tous les outils propres à la digitalisation du travail, lorsqu’ils sont intégrés à l’organisation d’une entreprise, représente un véritable enjeu stratégique.
Déployer un nouvel outil ou refondre un outil existant c’est :
- beaucoup de temps (interview des collaborateurs, cadrage du besoin, comparatif des solutions techniques, temps de mise en place ou développement, conduite du changement, formation des collaborateurs, contrôle de la prise en main …)
- beaucoup d’investissement humain et financier
- éventuellement un coût fixe en plus (abonnement, paiement par utilisateur…)
Choisir d’intégrer un nouvel outil doit donc se faire en conscience et en s’assurant du respect de 2, 3 critères d’aide à la prise de décision :
- j’ai interrogé les collaborateurs concernés par le changement et reçu leur concorde dans ce choix
- je n’ai pas déjà un outil remplissant le besoin exprimé
- l’outil que je mets en place n’oblige pas les collaborateurs à une double saisie
- l’outil est sécurisé et pérenne
- je ne succombe pas à un effet de mode ou de tendance
Dans le cas inverse, vous ne ferez que créer de la confusion au sein de votre équipe. Or l’adhésion de votre équipe est la clé permettant une digitalisation d’entreprise réussie.
Et qui dit transformation digitale réussie dit une culture d’entreprise qui évolue, des collaborateurs ouverts aux changement et à l’innovation et donc un engagement et une motivation de vos collaborateurs décuplés !
Veillez à former vos collaborateurs et favoriser la culture digitale d’entreprise grâce au digital learning
Au fur et à mesure que votre entreprise rationalise et standardise ses procédures de travail, de nouveaux outils et de nouvelles pratiques se mettent en place. Formez vos collaborateurs ! Et plutôt que de former 1 fois 1000 personnes, investissez ! Mettez en place une formation en blended learning. Dans ce sens, nous vous invitons à lire notre article : « Blended learning, une solution pédagogique adaptée au rythme de chacun ». Au long cours, vous réduirez le coût de la formation des collaborateurs dans votre organisation. Et surtout, tout le monde gagnera en confort de travail et productivité.
- Le manager redirige vers le parcours en e-learning permettant de se former à l’usage de l’ERP XXX
- Le collaborateur peut rejouer autant de fois que nécessaire un module, jusqu’à entière compréhension des manipulations
Ce qui nous amène à un autre (gros) avantage du digital learning dans les entreprises : faciliter l’intégration d’un nouveau collaborateur !
Prenons un exemple. Guillaume est en prise de poste. Il a été recruté en tant que chargé de développement. Tout d’abord, vous faites un tour succinct des locaux. Rapide tour des prénoms, vous lui présentez sa nouvelle équipe. Vous lui montrez son bureau et lui donnez ses premières missions. 2 mois après vous voilà surpris de tout un tas de mauvaises pratiques, manques et défauts dans son travail. Vous pouvez éviter cela !!!
Réussir l’onboarding d’un collaborateur nécessite de préparer son arrivée en amont.
Le digital learning vous permet d’ajouter à votre culture d’entreprise 2 ou 3 bonnes pratiques des plus agréables.
Pour faciliter l’intégration d’un nouveau salarié dans votre entreprise :
– attribuez lui un mentor,
– formez le nouveau salarié sur la culture d’entreprise grâce à un parcours en e-learning,
– formez le nouveau salarié sur les outils utilisés par l’entreprise grâce à un parcours en e-learning,
– définissez ses objectifs sur le moyen/long terme.
Vos nouveaux collaborateurs vont ainsi monter en compétences et assimiler les pratiques de votre entreprise bien plus rapidement !
Mais attention, il est important de ne pas confondre le digital learning et l’e-learning. Le digital learning est une méthode mixte qui englobe :
– des formations en ligne accessibles aux apprenants,
– l’usage de l’outil digital au cœur de sessions en présentiel (au sein de l’entreprise).
Le digital learning est une étape importante vers la transformation digitale. Nous vous renvoyons d’ailleurs vers notre article « Les 5 meilleures plateformes de LMS ! ». Dans ce dernier, nous vous aidons à choisir la plateforme d’apprentissage en ligne, la plus adaptée à vos besoins.
Investissez dans un parc informatique à la hauteur de vos besoins
Nous venons de le voir, la transition digitale nécessite un changement d’ordre managérial. Mais ce n’est pas tout ! Elle encourage aussi les entreprises à imaginer un nouvel espace de travail. En effet, quel intérêt de mettre en place une plateforme d’apprentissage en ligne si vous avez des postes de travail lents, défectueux ou bénéficiant d’une connexion internet en carton ?
Digitaliser son entreprise passe par l’investissement de matériel. Mais attention… Il vaut mieux investir en fonction de vos besoins, plutôt que de suivre, là aussi, les tendances.
Pensez à évaluer vos besoins : des logiciels de « Cloud Computing » au réseau de télécommunication, en passant par les équipements matériels (pc, accessoires, tablette, écran etc.). Choisir des produits de qualité vous permettra à long terme un gain de productivité et des économies !
Par conséquent, passez en revue vos besoins en termes :
– de hardware (ce terme renvoie à tout ce qui est de l’ordre du matériel informatique (ordinateur, clavier, souris, écran, disque dur etc.)
– de software (ce terme renvoie à tout ce qui est de l’ordre du logiciel (système d’exploitation, navigateur internet, traitement de texte et d’édition etc.)
Utilisez des outils et principes de marketing automation pour gagner en efficacité commerciale
Nous avons vu comment mieux connecter vos collaborateurs entre eux. Mais digitaliser son entreprise passe aussi par le fait de mieux se connecter à ses prospects et clients. Au-delà de vous rendre visible en ligne (être vu et attirer des visiteurs) vous devez aussi les convertir en client et les fidéliser.
L’accumulation de moyens de communication digitaux ne sera donc pas la solution.
Mais … la mise en place d’une stratégie d’inbound marketing, oui !
Vous définirez alors les actions et outils à mettre en place pour :
– Attirer des visiteurs
– Convertir des visiteurs en clients
– Engager vos clients à entrer en contact et rester en lien avec votre marque
– Fidéliser vos clients
– Transformer vos clients en ambassadeurs de votre marque
Là encore, le sujet est bien trop vaste pour être détaillé ici. Comptez donc sur nous, pour prochainement, vous partager un article bien dodu sur la question.
Laissez place à l’amélioration continue et l’innovation
Digitaliser son entreprise c’est entrer dans une dynamique portée par l’innovation et l’amélioration continue. La digitalisation de son entreprise ne doit pas être vue comme une stratégie d’à-coup. Elle doit être perçue comme un changement de paradigme porté sur le long terme. La digitalisation et l’amélioration continue/innovation sont les deux faces d’une même pièce. Il ne suffit pas de mettre en place un CRM ou d’acheter une licence Google WorkSpace pour une transformation digitale réussie. Cette dernière doit s’inscrire dans une dynamique globale, du management à la formation en passant par l’espace de travail.
Digitaliser son entreprise c’est entrer dans un cercle vertueux qui s’alimente de manière continue.
Notamment grâce à une :
- optimisation et réduction des coûts additionnels,
- plus grande agilité managériale,
- montée en compétences de vos collaborateurs,
- collecte de données plus précises sur vos cibles,
- meilleure communication interne.
Aujourd’hui n’évalue-t-on pas la réussite d’une entreprise à sa capacité de s’adapter au marché ?
La transformation digitale est un sujet brûlant, notamment depuis la récente crise sanitaire. Cette dernière a participé à faire évoluer les pratiques professionnelles. La digitalisation des entreprises a aujourd’hui un impact tangible sur la croissance des PME.
Il est temps de vous lancer. Contactez Bbaka !
